Registratie en administratie verzameling,

[svdwal]

Beste allemaal,

Ik ben benieuwd naar methodes om een privé verzameling registreren om zodoende overzicht te houden.

Zelf merkte ik tijdens de verkoop van mijn verzameling Duits en Brits dat ik eigenlijk geen idee had wat ik nu precies in mijn bezit had en wat ik er zelf bv ooit voor betaald had. Nu ik sinds dit jaar begonnen ben mijn collectie Nederlands uit te breidden ben ik ook begonnen om dit gedeeltelijk te registeren, in ieder geval alles wat papieren uitgaves zijn. Natuurlijk ook makkelijk omdat deze duidelijk herkenbare unieke eigenschappen als bv publicatiedatum en titel hebben.

Maar hoe nu bv insignes en uitrustingstukken te registreren zodat ook mensen zonder kennis aan de hand van een registratieoverzicht de diverse stukken kunnen herkennen.

Mijn vraag is dus eigenlijk, registeren de verzamelaars op dit forum hun colelctie en zo ja, hoe doen jullie dat.

Ben benieuwd,

Met vriendelijke groet,

Sjoerd van de Wal

[Nico Roelofs]

Heb voor mijzelf een systeem in excel gemaakt waarin ik alles registreer. Ook met uiterlijke kenmerken, stempels en alles wat relevant is. Die lijst hou ik bij op jaarbasis. Daarin neem ik ook mee wat ik verkoop. Zo hou ik ook overzicht van mijn uitgaven en inkomsten. Probeer dat zelf weer redelijk in balans te houden.

Maak ook van ieder nieuw stuk de nodige foto's, ter registratie.

[Mr Mojo Risin]

Ik maak ook gebruik van een excel-bestand met alle relevante informatie, maar iets minder uitgebreid. Ik werk bijvoorbeeld niet per jaar of met datum van aankoop.
Wel heb ik verschillende tabbladen voor mijn US items, overige stukken en Belgische onderscheidingen. Mijn US items ik met de officiële naam, productiejaar, maker,...

[davy]

Hier ook alles in een excel-bestandje met verschillende foto's per item.

[Erik]

Sjoerd, gebruik gewoon de database die ze ook in musea en bibliotheken hanteren: ADLIB. Ik heb er mee gewerkt in het (vml.) Infanteriemuseum.
Vanuit een eerdere functie weet ik dat die ook wel ergens free downloadable is.

[uniformverzamelaar]

Ik weet niet hoe de database van een museum werkt maar ik doe het volgende

Nummer ( elk voorwerp krijg bij mij een nummer)

Dit verwijst dan naar
1 wat het is (uitgebreide beschrijving + toestand waarin het zich op de dag van registratie bevond)
2. aankoopdatum
3. aankoopprijs
4. markeringen of er foto's van zijn en indien ja nr van de foto die in een aparte map worden bijgehouden
5. de herkomst (waar de aankoop is verricht of van waar het item komt + eventueel uit welke verzameling het komt indien dit van een andere verzamelaar komt en eventueel nog uit vorige verzamelingen indien de verzamelaar daarvan nog op de hoogte is bij de verkoop)

Bij mijn plotseling wegvallen hoeven de nabestaande enkel het nummer van het desbetreffende stuk in te tikken en ze hebben alles.

In feite moeten ze maar 2 dingen hebben : wat het is en welke prijs ervoor betaald is. De rest zal hun een zorg wezen als ze de zaken verkopen vermoed ik.

[michiel01]

Ik werk met adlib, maar dat vind ik niet zalig makend, excel is voor mij de beste optie.
Een tijdje heb ik met acces een database gemaakt, maar uiteindelijk val ik toch steeds terug op excel.
Omdat het eenvoudig is en je het zo beperkt of juist uitgebreid kunt maken als je zelf wilt. Hierin vind ik bestaande database programma's, gemaakt voor bibliotheek of musea vaak veel te uitgebreid of onpraktisch. Zeker de grotere database programma's vind ik door een gebrek aan overzicht en gebruiksgemak veelal tegenvallen.
Uiteindelijk moet je voor jezelf inventariseren wat je belangrijke informatie vindt en kijken wat daarop aansluit.
Ik hou alles bij, inkoop/verkoop, data (tabblad per jaar op datum) met diverse de diverse saldi, de bron en zo nog wat gegevens, persoonlijk vind ik excel daarop het beste aansluiten en maakt het met doorrekenformules lekker overzichtelijk.

[yente]

Hoe zetten jullie de foto's dan in het excel bestand? Ik neem aan dat je dan altijd grote vakken hebt waardoor het onoverzichtelijk wordt?
Mvg

[Erik]

Ik weet niet hoe de database van een museum werkt ....

Grof gezegd werkt deze ongeveer zoals jij je excell inricht: met zg. velden waarin eigenschappen staan vermeld zoals soort, tijdperk, prijsklasse (zoo U wenscht), uitrustingsstuk etc. Per 'veld' kan dan gezocht worden. Zoals in een commentaar te lezen is zijn dit soort systemen wel erg uitgebreid; je hoeft echter niet alles te gebruiken.
In feite een rubriceersysteem dus! Handig hoor!
\
Michiel, wat waren jouw bezwaren tegen het bouwen van een database middels ACCES? Waar liep je tegenaan?
\
Sjoerd, wat ook heel erg basic en heel erg 1929 is: notitieboekjes! Je hebt me die dingen vast wel eens zien meesjouwen of raadplegen! Van uitrustingsstukken of (met name!) voorschriften heb ik de hele bups in notitieboekjes staan, compleet met bijzonderheden. Mocht je dan tegen iets aanlopen dan hoef je niet in je herinnering te graven maar alleen in je rugzak om je notitieboekje tevoorschijn te halen.
Nadeel is, dat als je verzameling groeit, ook je bibliotheek aan notitieboekjes in omvang wint....
(Moet je een apart notitieboekje bijhouden waarin de bijzonderheden van je verschillende notitieboekjes staan genoteerd)

[Mr Mojo Risin]

Ik weet niet hoe de database van een museum werkt maar ik doe het volgende

Nummer ( elk voorwerp krijg bij mij een nummer)

Dit verwijst dan naar
1 wat het is (uitgebreide beschrijving + toestand waarin het zich op de dag van registratie bevond)
2. aankoopdatum
3. aankoopprijs
4. markeringen of er foto's van zijn en indien ja nr van de foto die in een aparte map worden bijgehouden
5. de herkomst (waar de aankoop is verricht of van waar het item komt + eventueel uit welke verzameling het komt indien dit van een andere verzamelaar komt en eventueel nog uit vorige verzamelingen indien de verzamelaar daarvan nog op de hoogte is bij de verkoop)

Bij mijn plotseling wegvallen hoeven de nabestaande enkel het nummer van het desbetreffende stuk in te tikken en ze hebben alles.

In feite moeten ze maar 2 dingen hebben : wat het is en welke prijs ervoor betaald is. De rest zal hun een zorg wezen als ze de zaken verkopen vermoed ik.

Hoe krijg je het nummer dan op het voorwerp Guy? Toch niet er opschrijven met een dikke alcoholstift hoop ik?

[Erik]

...Toch niet er opschrijven met een dikke alcoholstift hoop ik?

Lach er maar om; in veel musea is dit toch gewoon de praktijk...

[uniformverzamelaar]

Hallo Harald,

Ik werk met kleine kaartjes met een dun koortje aan. (Kaartjes kan je in alle maten verkrijgen en kosten bijna niets)
Nu op hoofddeksels, uniformen is er altijd wel een mogelijkheid om deze kaartjes aan te brengen idem op de decoraties en ook gemakkelijk indien nodig om ze weer te verwijderen.

Voor papierwerk heb ik deze in zuurvrije kaftjes zitten waar dan met een stickertje het nummer langs de buitenkant op kan.

Voor mijn emblemen heb ik gewoon een foto bestand waar ze deze kunnen vergelijken.

Yente ik maak een vermelding dat er foto's van zijn en die kunnen ze dan terugvinden in een aparte map ook weer in overeenstemming met de nummer in de lijst.

dus bv er zijn 5 foto's van een bepaalde zaak dan gaat het zo
Het algemeen nummer 658
voor de foto's is dat dan 658.1 tot en met 658.5

Wel is aan te raden dubbels van alle lijsten en foto bestanden te bewaren op een aparte stick, zodat bij problemen men kan terug vallen op deze reserve lijsten.

[Nico Roelofs]

Wel is aan te raden dubbels van alle lijsten en foto bestanden te bewaren op een aparte stick, zodat bij problemen men kan terug vallen op deze reserve lijsten.

Helemaal mee eens. Daar wil ik nog graag aan toevoegen deze kopie dan niet thuis te bewaren maar bij familie, vrienden of misschien zelfs wel bij de verzekering. Niet dat je bij een eventuele brand ook de kopieën kwijt bent. Kun je altijd aantoonbaar maken wat jou bezit was/is.

[uniformverzamelaar]

Beste Nico,

Verzekeringen is nog een ander paar mouwen.

Denk dat daar ook veel over te vertellen is.

Misschien best dan een ander topic openen over verzekeringen voor verzamelingen ?

[yente]

Ik weet niet hoe de database van een museum werkt maar ik doe het volgende

Nummer ( elk voorwerp krijg bij mij een nummer)

Dit verwijst dan naar
1 wat het is (uitgebreide beschrijving + toestand waarin het zich op de dag van registratie bevond)
2. aankoopdatum
3. aankoopprijs
4. markeringen of er foto's van zijn en indien ja nr van de foto die in een aparte map worden bijgehouden
5. de herkomst (waar de aankoop is verricht of van waar het item komt + eventueel uit welke verzameling het komt indien dit van een andere verzamelaar komt en eventueel nog uit vorige verzamelingen indien de verzamelaar daarvan nog op de hoogte is bij de verkoop)

Bij mijn plotseling wegvallen hoeven de nabestaande enkel het nummer van het desbetreffende stuk in te tikken en ze hebben alles.

In feite moeten ze maar 2 dingen hebben : wat het is en welke prijs ervoor betaald is. De rest zal hun een zorg wezen als ze de zaken verkopen vermoed ik.

Hoe krijg je het nummer dan op het voorwerp Guy? Toch niet er opschrijven met een dikke alcoholstift hoop ik?

Inderdaad zoals Guy zegt met kaartjes. Al heb ik inderdaad al wapens gezien waar de vorige eigenaar met alcoholstift een nummer op had geschreven...